UMDÆMISLÖG
Umdæmið Ísland Færeyjar
Þýðing og staðfærsla á Standard Form of District Bylaws
Lagt fyrir umdæmisþing í september 2015
EFNISYFIRLIT
II. KAFLI. HLUTVERK OG SKIPULAG. 1
VII. KAFLI. TILNEFNING OG KJÖR EMBÆTTISMANNA. 7
IX. KAFLI. AGAMÁL EMBÆTTISMANNA. 9
XII. KAFLI. YFIRVÖLD/STJÓRNVÖLD. 11
XIII. KAFLI. LAGABREYTINGAR. 11
XV. KAFLI. SKRÁNING OG SLIT. 12
I. KAFLI
SKILGREININGAR
Hvar sem hugtakið ”klúbbur” kemur fyrir í lögum þessum er átt við klúbb sem er í skilum með gjöld sín o.fl. í samræmi við skilgreiningu Kiwanis International (KI) á „club in good standing“ á hverjum tíma. Hugtakið “virkur félagi” vísar til félaga í skilum við klúbb sinn. Öllum klúbbum burtséð frá því hvort þeir eru í skilum eða ekki skal þó senda allar tilkynningar um fundi, lagabreytingar og ályktanir og greiðslutilkynningar.
II. KAFLI
HLUTVERK OG SKIPULAG
1. gr. Samtökin heita: Umdæmið Ísland Færeyjar í Alþjóðasambandi Kiwanis (KI).
2. gr. Landfræðileg mörk umdæmisins eru bundin við Ísland og Færeyjar. Nafni umdæmisins eða landfræðilegri afmörkun þess verður ekki breytt nema með leyfi frá heimsstjórn Kiwanis.
3. gr. Hlutverk umdæmisins skal fyrst og fremst vera að styðja klúbba og KI við að koma grunngildum, markmiðum og stefnumálum Kiwanis á framfæri. Sérstök áhersla er lögð á samvinnu við KI varðandi:
4. gr. Umdæminu skal skipt í svæði. Landfræðileg mörk svæða skulu skilgreind af umdæmisstjórn í samþykktum sínum.
5. gr. Sérhver klúbbur í umdæminu og í skilum við það skv. skilgreiningu KI á hverjum tíma, er aðili að umdæminu og á rétt á öllum þeim réttindum, hlunnindum og skyldum er slíkri aðild fylgja.
III. KAFLI
EMBÆTTISMENN
1. gr. Embættismenn umdæmisins skulu vera, umdæmisstjóri, kjörumdæmisstjóri, verðandi kjörumdæmisstjóri, fráfarandi umdæmisstjóri, umdæmisritari, umdæmisféhirðir og svæðisstjórar fyrir hvert svæði.
a. Embættin geta verið fleiri svo fremi að umdæmisþing hafi veitt samþykki fyrir þeim. Þeirra skal getið í umdæmislögum og þeir sem til þeirra veljast skulu vera virkir félagar í klúbbi í umdæminu.
b. Engum embættismanni er heimilt að gegna tveimur embættum samtímis, að undanskyldu embætti umdæmisritara og -féhirðis.
c. Eftir kosningu til embættis og áður en til embættistöku kemur, skal nefna alla embættismenn í samræmi við embætti það sem þeir hafa verið kosnir til með orðinu “verðandi” á undan embættisheitinu.
2. gr. Embættismenn umdæmisstjórnar skulu vera virkir félagar í klúbbi í umdæminu. Svæðisstjórar skulu vera félagar í klúbbi í því svæði sem kaus þá. Umdæmisstjóri, kjör-umdæmisstjóri og verðandi kjörumdæmisstjóri skulu vera með og viðhalda hreinu saka-vottorði, sem kannað er og staðfest af KI.
3. gr. Embættismenn skulu taka við störfum sínum 1. október og gegna þeim í eitt (1) ár eða þar til réttkjörnir eftirmenn þeirra hafa verið settir í embætti.
4. gr. Ábyrgð og skyldur embættismanna umdæmisins skulu vera:
a. Að kynna grunngildi Kiwanis og markmið KI.
b. Gæta hagsmuna klúbba í umdæminu.
c. Gegna þeim embættisskyldum og bera þá ábyrgð sem kveðið er á um og hægt er að breyta í umdæmislögum, samþykktum eða starfsreglum KI eða umdæmisins eða lagðar á þá af umdæmisstjórn.
d. Taka virkan þátt í fjölgunaraðgerðum umdæmisins með hliðsjón af stefnumótaðri fjölgunaráætlun KI.
e. Kynna og styðja þau málefni sem KI leggur mikla áherslu á, t.d. ungliðastarf og baráttu Kiwanis fyrir velferð barna.
f. Sækja alla þá fundi sem umdæmið telur nauðsynlega.
g. Embættismenn eru hvattir til að sækja heims- og Evrópuþing þar sem því verður komið við.
5. gr. Eftirfarandi skyldur og ábyrgð eru ennfremur á herðum umdæmisstjóra:
a. Starfa sem framkvæmdastjóri umdæmisins samkvæmt skipun og leiðsögn heimsstjórnar.
b. Vera ábyrgur fyrir skipulagi og framkvæmd umdæmisþinga og annarra umdæmisfunda í samráði við og í umboði umdæmisstjórnar.
c. Stjórna umdæmisþingi og öðrum þingum þess auk funda umdæmisstjórnar.
d. Sækja öll þing og aðra fundi sem ætlast er til af KI og Evrópustjórn Kiwanis (KIEF).
e. Bera ábyrgð á fjölgunarmálum umdæmisins í samræmi við fjölgunaráætlun KI.
6. gr. Eftirfarandi skyldur og ábyrgð eru ennfremur á herðum kjörumdæmisstjóra:
a. Sitja alla fundi sem KI skipuleggur fyrir kjörumdæmisstjóra, þ.m.t. fræðslufundi kjörumdæmisstjóra og heimsþing.
b. Ábyrgð á fræðslu verðandi svæðisstjóra og nefndaformanna,fræðslu klúbba og á fræðsludagskrá á umdæmisþingi.
c. Styðja umdæmisstjóra í hlutverki hans/hennar sem embættismanns KI.
7. gr. Hlutverk og skyldur verðandi kjörumdæmisstjóra er að gefa góðan gaum að þjálfunarmálum og stefnumótun og öðrum viðfangsefnum sem lúta að fræðslu, forystuhæfileikum, og fjölgunarmálum og búa sig þannig undir að gegna embættum kjörumdæmisstjóra og umdæmisstjóra. Verðandi kjörumdæmisstjóri situr fræðslu verðandi embættismanna.
8. gr. Fráfarandi umdæmisstjóri skal þjóna sem ráðgjafi umdæmisstjóra og –stjórnar.
9. gr. Eftirfarandi skyldur og ábyrgð eru ennfremur á herðum umdæmisritara:
a. Aðstoða umdæmisstjóra og –stjórn við rekstur umdæmisins.
b. Annast alla skjalavörslu umdæmisins.
c. Hafa umsjón með umdæmisskrifstofu (ef við á).
d. Koma öllum samskiptum frá KI á framfæri við viðkomandi embættismenn, nefndaformenn eða einstaklinga og í samvinnu við umdæmisstjóra að skila öllum nauðsynlegum skýrslum sem KI biður um.
e. Sækja fundi og skrifa fundargerðir umdæmisstjórnar og -þings.
f. Gefa skýrslu til umdæmisþings og endranær þegar umdæmisstjóri eða –stjórn fara fram á það.
10. gr. Eftirfarandi skyldur og ábyrgð eru ennfremur á herðum umdæmisféhirðis:
a. Meta fjárhagsstöðu umdæmisins reglulega og ráðleggja umdæmisstjórn.
b. Flytja skýrslu á umdæmisþingi og þegar umdæmisstjórn óskar.
c. Sjá um fjárhagsbókhald umdæmisins og vera ábyrgur fyrir viðeigandi eftirlitsaðferðum um inn- og útstreymi af reikningum umdæmisins skv. nánari reglum umdæmisstjórnar.
d. Gera fjárhagsbókhald umdæmisins aðgengilegt fyrir skoðun umdæmisstjóra,
-stjórnar og annarra löggiltra aðila.
11. gr. Eftirfarandi skyldur og ábyrgð eru ennfremur á herðum svæðisstjóra:
a. Rækja umdæmisstjórnarskyldur sínar.
b. Styðja og aðstoða klúbba í svæði sínu.
c. Skipuleggja og stjórna svæðisráðsfundum í umboði umdæmisstjórnar.
d. Aðstoða umdæmisstjóra og –stjórn við að framfylgja áætlunum og markmiðum umdæmisins í svæði sínu.
e. Gefa umdæmistjóra skýrslu um stöðu og starfsemi klúbba í svæði sínu.
f. Heimsækja klúbba í svæðinu svo oft sem ákveðið er.
g. Í náinni samvinnu við kjörumdæmisstjóra og fræðslunefnd er kjörsvæðisstjóri ábyrgur fyrir fræðslu verðandi embættismanna svæðisins.
IV. KAFLI
UMDÆMISSTJÓRN
1. gr. Í umdæmisstjórn sitja umdæmisstjóri, kjörumdæmisstjóri, fráfarandi umdæmisstjóri, verðandi kjörumdæmisstjóri, ritari, féhirðir og svæðisstjórar féhirðir og svæðisstjórar.*
*(ATH: Þegar félagi í umdæminu gegnir embætti í stjórn KIEF eða á sæti í heimsstjórn KI skal hann eiga seturétt á fundum umdæmisstjórnar með málfrelsi.).
2. gr. Umsýsla þeirra umdæmismála sem ekki er tekið á í þessum lögum, er óskilyrt á hendi umdæmisstjórnar, en háð eftirliti og stjórn heimsstjórnar. Umdæmisstjórn getur samþykkt stefnu og/eða verklagsreglur, enda séu þær ekki í bága við nein gildandi lög.
3. gr. Í sérstöku umboði umdæmistjórnar og til að tryggja skilvirkari stjórnun umdæmisins skal starfa framkvæmdaráð. Í ráðinu sitja: umdæmisstjóri, fráfarandi umdæmisstjóri, kjörumdæmisstjóri, verðandi kjörumdæmisstjóri, umdæmisritari og umdæmisféhirðir. Framkvæmdaráð skal gefa allri umdæmisstjórn skirflega skýrslu um mál þau sem það hefur tekið fyrir milli umdæmisstjórnarfunda. Framkvæmdaráð fundar að boði umdæmisstjóra eins oft og efni standa til.
4. gr. Umdæmisstjórn skal halda minnst þrjá (3) fundi á starfsárinu, þar af einn fyrir 31. október. Umdæmisstjóri ákveður tíma og staðsetningu umdæmistjórnarfunda. Ef fyrsti fundurinn er haldinn fyrir 1. október, taka ákvarðanir þess fundar gildi 1. október.
5. gr. Umdæmisstjóri eða tveir þriðju (2/3) allrar umdæmisstjórnar geta kallað saman sérstakan umdæmisstjórnarfund.
6. gr. Með hliðsjón af staðbundnum lögum getur umdæmisstjórn fundað um málefni sín á hvern þann hátt sem gerir öllum þátttakendum kleift að eiga rauntímasamskipti sín á milli eða á þann hátt sem lög leyfa. Við slíkar aðstæður gilda almenn fundarsköp nema umdæmisstjórn ákveði annað.
7. gr. Umdæmisritara ber að tilkynna umdæmisstjórn og framkvæmdastjóra KI tíma, stað- og dagsetningu reglulegra funda umdæmisstjórnar með minnst þriggja (3) vika fyrirvara, en sérstaka fundi skal boða með minnst þriggja (3) daga fyrirvara.
8. gr. Í fjarveru umdæmisstjóra velur umdæmisstjórn sér fundarstjóra úr sínum röðum.
9. gr. Meirihluti allra umdæmisstjórnamanna telst vera ákvörðunarbær meirihluti og meirihluti atkvæða viðstaddra fundarmanna sem greiða atkvæði er nauðsynlegur til afgreiðslu mála nema um annað sé á kveðið í lögum þessum.
10. gr. Innan þrjátíu (30) daga frá umdæmisstjórnarfundum ber umdæmisritara að senda fundargerðardrög eða samantekt yfir helstu ákvarðanir funda til KI. Afrit skal gert aðgengilegt klúbbum í umdæminu. KI skal berast afrit af formlegri fundargerð innan þrjátíu (30) daga frá því að umdæmisstjórn hefur samþykkt hana.
V. KAFLI.
NEFNDIR
1. gr. Nöfn, skipulag og skyldur fastanefnda umdæmisins skulu vera í samræmi við ákvæði í stefnugögnum Kl.
2. gr. Allar fastanefndir umdæmisins skulu eiga samráð við sambærilegar nefndir KI.
3. gr. Háð samþykki umdæmisstjórnar er umdæmisstjóra heimilt að skipa sérstakar nefndir.
4. gr. Háð samþykki umdæmisstjórnar skipar umdæmisstjóri formenn og nefndarmenn allra nefnda.
5. gr. Í krafti embættis síns er umdæmisstjóri nefndarmaður í öllum nefndum umdæmisins.
6. gr. Það er á valdi umdæmisstjóra að víkja hvaða nefndarmanni sem er frá störfum.
VI. KAFLI
UMDÆMISÞING
1. gr. Umdæmisþing skal halda á þeim stað og tíma, á tímabilinu 15. mars til 25. september sem umdæmis- og heimsstjórn eru ásátt um. Umdæmisþing má þó ekki halda þrjátíu (30) dögum fyrir og/eða eftir heims- og Evrópuþing nema með samþykki viðeigandi stjórna. Ef svo hagar til að heimsþing sé haldið innan landamæra umdæmisins, má halda umdæmisþing samhliða heimsþingi; við þær aðstæður má þinghald umdæmisins ekki rekast á við almenna þingfundi heimsþings. Umdæmisstjórn ákveður þingstað umdæmisþinga í samræmi við reglugerð um staðarval. Ávallt skal liggja fyrir ákvörðun um þingstað þrjú (3) ár fram í tímann. Stefnt skal að því að halda umdæmisþing utan höfuðborgarsvæðisins fjórða (4) hvert ár.
2. gr. Umdæmisstjóra ber að boða aukaþing umdæmisins fari meirihluti klúbba í umdæminu fram á það eða að kröfu þriggja fjórðu (3/4) hluta umdæmisstjórnar.
3. gr. Umdæmisritari skal senda klúbbum í umdæminu og framkvæmdastjóra KI tilkynningu um umdæmisþing minnst sextíu (60) dögum fyrir dagsetningu þess. Aukaþing skal boða minnst þrjátíu (30) dögum fyrir dagsetningu slíks þings.
4. gr. Umdæmisstjórn skal hafa fulla yfirstjórn og framkvæmdavald á öllum þingum.
5. gr. Fyrir öll þing umdæmisins ber umdæmisstjóra að skipa kjörbréfa- og kjörnefnd og skal hvor um sig skipuð minnst þremur (3) félögum. Allir kjörnefndarmenn skulu vera þing-fulltrúar.
6. gr. Á hverju umdæmisþingi á hver klúbbur rétt á þremur (3) fulltrúum og skulu tveir (2) þeirra vera klúbbforseti og kjörforseti. Klúbbar skulu einnig tilnefna þrjá (3) varamenn sem taka sæti á þingi í forföllum einhvers/einhverra aðalfulltrúa. Fulltrúar og varafulltrúar skulu vera virkir félagar þeirra klúbba sem þeir eru fulltrúar fyrir. Eigi klúbbur ekki þrjá (3) þingfulltúa, getur svæðisstjóri eða fyrrverandi svæðisstjóri/ar úr skuldlausum svæðis-klúbbi/um verið fulltrúi viðkomandi klúbbs. Tímanlega fyrir þing skal klúbbur kjósa þingfulltrúa sína. Kosningin skal tilkynnt umdæminu og vera staðfest af forseta og ritara viðkomandi klúbbs. Kjörbréfanefnd skal staðfesta tilnefningu sitjanda eða fyrrverandi svæðisstjóra sem fulltrúa klúbbs.
7. gr. Opinberir fulltrúar nýstofnaðs Kiwanisklúbbs skulu njóta fullra réttinda á umdæmisþingi eftir að vígsluskjal hefur verið gefið út af KI, hvort sem það hefur verið formlega afhent klúbbnum eður ei.
8. gr. Allir embættismenn umdæmisins og fyrrverandi umdæmisstjórar sem eru virkir félagar í Kiwanisklúbbi innan umdæmisins, skulu vera sjálfkjörnir fulltrúar á öllum þingum.
9. gr. Löggiltur þingfulltrúi telst sá sem greitt hefur tilskilið þingskráningargjald (sé þess krafist).
10. gr. Kosning með umboði eða utankjörstaðarkosning er ekki leyfileg.
11. gr. Umdæmisstjórn skal jafna kostnaði af umdæmisþingum á alla Kiwanisfélaga miðað við félagafjölda 31. desember. Senda skal öllum klúbbum fjárhagsáætlun þingsins um leið og greiðsluseðill þinggjalda er sendur út. Gjalddagi þinggjalda skal vera tveimur (2) mánuðum fyrir setningu umdæmisþings. Umdæmisþing skal setja reglugerð um fjárhagsáætlun umdæmisþinga.
12. gr. Umdæmisþing getur lagt fram, rætt og samþykkt ályktanir og vísað málum eða áhyggjuefnum til KI. Þingið skal einnig íhuga og taka afstöðu til málefna sem fyrir það eru lögð af KI.
13. gr. Í fjarveru umdæmisstjóra á umdæmisþingi/um, skal umdæmisstjórn tilnefna einhvern kjörinna fulltrúa umdæmisstjórnar til að starfa sem þingforseti.
14. gr. Þingfulltrúar þriðjungs (1/3) klúbba í umdæminu mynda tilskilinn meirihluta á umdæmisþingum. Svo fremi að ekki sé öðruvísi kveðið á um í lögum þessum, þarf meirihluta atkvæða viðstaddra þingfulltrúa sem afstöðu taka, til að samþykkja allar tillögur þingsins.
15. gr. Innan þrjátíu (30) daga eftir þing, skal umdæmisritari taka saman skýrslu um þær ákvarðanir sem teknar voru á þinginu. Skýrslan skal samþykkt af umdæmisstjóra og send framkvæmdastjóra KI. Skýrsluafrit skal gert aðgengilegt öllum klúbbum í umdæminu.*
*(Athugið: Eftir ákvörðun umdæmisstjórnar þar um, skal einnig senda fundargerð þingsins til umdæmisstjórnarmanna og formanna umdæmisnefnda, svo og KIEF ef um er að ræða málefni sem varða það sérstaklega.
16. gr. Ef svo kynni að haga til að umdæmisstjórn ályktaði að nauðsyn bæri til að fresta umdæmisþingi vegna hættu- eða neyðartilvika, ber stjórninni, þegar í stað að tilkynna KI og klúbbum í umdæminu ákvörðunina. Við slíkar aðstæður ber umdæmisstjórn svo fljótt sem auðið er einnig að ákvarða hvernig afgreiðslu þeirra mála, sem öllu jöfnu koma til kasta umdæmisþings, verði háttað. Ef mögulegt, ætti boðun nýs þings að hafa forgang eða að öðrum kosti að kalla saman fund allra sjálfkjörinna umdæmisþingfulltrúa. Meirihluti fulltrúa slíks fundar telst ákvörðunarbær.
17. gr. Þingdagskrá samþykkt af umdæmisstjórn skal ráða þingstörfum. Með meirihluta atkvæða geta þingfulltrúar, hvenær sem er, breytt dagskránni.
18. gr. Ályktanir
a. Klúbbur, með meirihluta samþykkt virkra félaga eða stjórnar, getur lagt ályktanir fyrir umdæmisþing, svo fremi að umdæmisritara berist þær minnst sextíu (60) dögum fyrri boðaðan þingdag. Umdæmisstjórn getur einnig lagt fram ályktanir.
b. Öllum framkomnum ályktunum skal vísa til Laga- og ályktananefndar. Nefndin skoðar þær og ráðleggur umdæmisstjórn um meðferð þeirra. Nefndinni er heimilt að breyta, sameina, leiðrétta eða neita tillögum frá klúbbum um afgreiðslu. Umdæmisstjórn hefur lokaorðið um hvaða ályktanir eru lagðar fram á umdæmisþingi.
c. Minnst þrjátíu (30) dögum fyrir umdæmisþing skal umdæmisritari gera allar framkomnar ályktanir aðgengilegar klúbbum í umdæminu, aðrar en þær sem ætlað er að heiðra minningu eða veita Kiwanisfélaga sérstaka viðurkenningu.
d. Ekki má taka aðrar ályktanir til afgreiðslu nema með samþykki tveggja þriðju (2/3) atkvæða umdæmisstjórnar og að þær séu fram komnar í upphafi þingfundar.
e. Ályktanir má samþykkja með meirihluta gildra atkvæða viðstaddra þingfulltrúa, utan þeirra sem umdæmisstjórn mælir með, en komu fram með innan við sextíu (60) daga fyrirvara. Þær ályktanir þurfa tvo þriðju (2/3) hluta atkvæða til að hljóta samþykki.
19. gr. Þingheimur skal samþykkja og fylgja á almennum fundarsköpum við afgreiðslu
þingmála.
VII. KAFLI
TILNEFNING OG KJÖR EMBÆTTISMANNA
1. gr. Kjör embættismanna fer fram á umdæmisþingi, svo fremi að ekki sé kveðið á um annað í lögum þessum. Í þingdagskrá skal tekið fram hvar og hvenær kjörið fer fram.
2. gr. Umdæmisritari og -féhirðir sem taka við embættum 1. október skulu skipaðir af kjörumdæmisstjóra og með samþykki umdæmisstjórnar hans.
3. gr. Í umboði umdæmisstjórnar starfar uppstillingarnefnd til embættis verðandi kjörumdæmisstjóra. Nefndin starfar samkvæmt verklagsreglum settum og samþykktum af umdæmisstjórn. Æskilegt er að í uppstillingarnefnd séu valdir þrír (3) félagar sem gegnt hafa því embætti sem þeir tilnefna í. Tillögur uppstillingarnefndar verða að hafa borist umdæmisritara eigi síðar en eitthundrað og fimmtíu (150) dögum fyrir umdæmisþing. Umdæmisstjóri tilkynnir klúbbunum skriflega niðurstöður nefndanna eigi síðar en nítíu (90) dögum fyrir umdæmisþing. Aðrar tilnefningar í embætti verðandi kjörumdæmisstjóra verða að berast umdæmisritara eigi síðar en 60 dögum fyrir umdæmisþing. Umdæmisritari tilkynnir klúbbunum eigi síðar en 45 dögum fyrir umdæmisþing þær viðbótartilnefningar er borist hafa.
4. gr. Eftirfarandi verklagi skal fylgt við kjör embættismanna á umdæmisþingum:
a. Kjörumdæmisstjóri skal vera einn í framboði til embættis umdæmisstjóra og verðandi kjörumdæmisstjóri skal vera eini frambjóðandinn til embættis kjörumdæmisstjóra.
b. Fullgildum frambjóðendum til embætta umdæmisstjóra, kjörumdæmisstjóra og verðandi kjörumdæmisstjóra ber að:
d. Áður en gengið er til kosninga ber umdæmisritara að tilkynna þingfundi um alla frambjóðendur sem uppfylli embættisskilyrði.
e. Meirihluti allra gildra atkvæða er nauðsynlegur til þess að embættiskosningar teljist fullgildar. Fái enginn frambjóðenda tilskilinn meirihluta gildra atkvæða, ber þegar í stað að ganga til nýrrar kosninga. Sá frambjóðandi sem fæst atkvæði hlaut í fyrstu umferð, fellur út. Kosning er endurtekin þar til einn frambjóðenda hefur hlotið tilskilinn meirihluta.
f. Aðeins skal viðhafa leynilega atkvæðagreiðslu þegar tveir (2) eða fleiri frambjóðendur eru til sama embættis.
g. Uppsöfnun atkvæða er ekki leyfð.
5. gr. Skyldur kjörbréfa- og kjörnefndar
a. Kjörbréfanefnd skal staðfesta alla þingfulltrúa og ákveða stöðu þeirra þingfulltrúa sem ekki hafa verið staðfestir af klúbbi sínum fyrir þing. Í aðdraganda kosninga ber nefndinni að upplýsa umdæmisritara og kjörnefnd um fjölda þingfulltrúa og, ef farið er fram á það, nafnaskrá fulltrúanna.
b. Kjörnefnd sér um framkvæmd kosninga, dreifingu atkvæðaseðla og talningu atkvæða. Strax og kosningaúrslit liggja fyrir skal nefndin tilkynna frambjóðendum og þingheimi niðurstöðu kosninganna. Tilkynningin skal undirrituð af meirihluta kjörnefndar.
6. gr. Kosning svæðis- og kjörsvæðisstjóra
a. Svæðisstjóra ber að halda fund í svæði sínu, ekki fyrr en í fyrstu viku nýs starfsárs og ekki seinna en á því umdæmisþingi sem marka lok embættistíðar hans. Á fundinum skal kosið um svæðis- og kjörsvæðisstjóra næsta kjörtímabils. Svæðisstjóri ákveður tíma og dagsetningu fundarins. Forseta svæðisklúbba skal boða til fundarins með minnst tíu (10) daga fyrirvara. Sömuleiðis ber að boða fyrrverandi umdæmis-stjóra og fyrrverandi svæðisstjóra auk almennra félaga, sem eru virkir félagar í klúbbi í svæðinu, til fundarins með málfrelsi, en án kosningaréttar.
b. Hver svæðisklúbbur á rétt að senda allt að þrjá (3) fulltrúa á fundinn, tveir (2) af þeim skulu vera forseti og kjörforseti. Auk þess skal klúbbur tilnefna þrjá (3) varafulltrúa vegna hugsanlegrar fjarveru einhverra aðalfulltrúa. Aðal- og varafulltrúar skulu allir vera virkir félagar.
c. Fulltrúar a.m.k. meirihluta svæðisklúbba telst ákvörðunarbær meirihluti.
d. Svæðisstjóri skal stjórna kosningunum nema hann/hún sé í framboði. Ef hann er fjarverandi eða ófær um að gegna hlutverki sínu, ber fundinum að kjósa fulltrúa úr sínum röðum til að stjórna kosningunum.
e. Enginn einstaklingur skal talinn frambjóðandi til embætta svæðis- eða kjörsvæðisstjóra án fyrirliggjandi samþykkis og samkomulags um að gegna þeim skyldum og axla þá ábyrgð sem embættinu fylgir.
f. Kjörsvæðisstjóri er einn í framboði til embættis svæðisstjóra.
g. Ef tveir (2) eða fleiri frambjóðendur eru í framboði til embættis kjörsvæðisstjóra, skal fara fram leynileg atkvæðagreiðsla. Meirihluti greiddra atkvæða telst nægilegur til að hljóta kosningu. Ef enginn frambjóðenda hlýtur meirihluta atkvæða, skal kosið á ný, en sá frambjóðandi er fæst atkvæði hlaut dettur út. Þessu fyrirkomulagi skal fylgt þar til að einn frambjóðandi hlýtur meirihluta atkvæða. Ef atkvæði falla á jöfnu varpar svæðisstjóri hlutkesti um hvor frambjóðanda skuli hljóta kosningu.
h. Svo fljótt sem auðið er skal fundarstjóri gefa umdæmisritara skýrslu um úrslit kosninganna sem kemur upplýsingunum áfram til KI.
i. Kjörsvæðisstjóri er ekki embættismaður umdæmisins.
VIII. KAFLI
LAUS EMBÆTTI
1. gr. Ef embætti umdæmisstjóra, kjörumdæmisstjóra eða verðandi kjörumdæmisstjóra skyldi losna skal með atkvæðum meirihluta umdæmisstjórnar kjósa í embættið það sem eftir lifir kjörtímabilsins. Kjörgengir eru fyrrverandi umdæmisstjórar og sitjandi eða fyrrverandi svæðisstjórar.
2. gr. Ef embætti fráfarandi umdæmisstjóra skyldi losna, verður sá fyrrverandi umdæmis-stjóri sem síðast gegndi embætti umdæmisstjóra á undan fráfarandi umdæmisstjóra, sjálf-krafa fráfarandi umdæmisstjóri, svo fremi að viðkomandi hafi til þess vilja og getu.
3. gr. Ef embætti umdæmisritara eða -féhirðis skyldi losna skal umdæmisstjóri með samþykki umdæmisstjórnar, skipa í embættið til þess hæfan félaga úr klúbbi í umdæminu, það sem eftir lifir kjörtímabilsins.
4. gr. Ef embætti svæðisstjóra skyldi losna skal skipa í embættið á eftirfarandi hátt:
a. Ef eitt (1) ár eða minna er eftir af kjörtímabilinu skal umdæmisstjórn með meirihluta atkvæða sinna kjósa til þess hæfan félaga úr sama svæði það sem eftir lifir kjörtímabilsins;
b. Ef meira en eitt (1) ár er eftir af kjörtímabilinu skal umdæmið tilkynna viðkomandi svæðisklúbbum að kjósa megi nýjan svæðisstjóra á svæðisráðsfundi sem boðað skal til innan sextíu (60) daga frá því að embættið losnar. Ef nýr svæðisstjóri er ekki kosinn skal umdæmisstjórn með meirihluta atkvæða sinna kjósa til þess hæfan félaga úr sama svæði.
5. gr. Ef einhverra hluta vegna tekst ekki að kjósa í eitthvert embætti umdæmisins getur umdæmisstjórn lýst það laust og fyllt í skarðið samkvæmt lagagreinum um viðkomandi embætti í lögum þessum.
6. gr. Ef ljóst er eftir kosningu og fyrir 1. október, að einhver verðandi embættismaður umdæmisins getur ekki þjónað starfsárið sem hann/hún var kosinn til, skal verðandi umdæmisstjórn skipa í það í samræmi við skipanir í laus embætti í lögum þessum. Hæfi verðandi umdæmisstjóra til að þjóna starfsárið sem hann/hún var kosinn til, skal fyrst liggja fyrir með tveimur þriðju (2/3) atkvæða allrar verðandi umdæmisstjórnar.
7. gr. Ef umdæmisstjóri forfallast tímabundið þannig að hann getur ekki sinnt embættis-skyldum sínum, er umdæmisstjórn heimilt að skipa hæfan fyrrverandi umdæmisstjóra eða fyrrverandi eða sitjandi svæðisstjóra, til að starfa sem staðgengill umdæmisstjóra þar til umdæmisstjóri getur tekið við embætti á ný. Meðan umdæmisstjóri er óstarfhæfur ber staðgengli að ganga í öll verk umdæmisstjóra og bera þá ábyrgð og hafa það vald sem umdæmisstjóra er fengið samkvæmt lögum þessum og alþjóðalögum KI. Ef ljóst er eftir sextíu (60) daga að umdæmisstjóri er áfram ófær um að gegna embætti má umdæmisstjórn lýsa embætti umdæmisstjóra laust og skal skipa í embættið í samræmi við greinar þessara laga.
IX. KAFLI
AGAMÁL EMBÆTTISMANNA
1. gr. Ef umdæmisstjóri eða tveir þriðji (2/3) hluti umdæmisstjórnar telja að embættis-maður umdæmisins vanræki skyldur sínar, skal umdæmisstjórn rannsaka staðhæfinguna og skera úr um málið á fundi sem halda skal innan fjörtíuogfimm (45) daga frá því að rannsókn málsins lauk eða eins fljót og auðið er. Skrifleg tilkynning um ávirðingar, rannsókn þeirrar og fundinn, skal berast viðkomandi embættismanni minnst þrjátíu (30) dögum fyrir fundinn. Stefnda er heimilt að sitja fundinn og taka til varna. Ef sakargiftir eru staðfestar með atkvæðum tveggja þriðju (2/3) hluta allrar umdæmisstjórnar skal embættið lýst laust.
2. gr.
a. Hegðun sem samrýmist ekki því að vera Kiwanisfélagi er skilgreind Í samþykktum KI sem:
gengur í berhögg við; eða
b. Ef embættismaður umdæmisins er borinn sökum um hegðun sem samrýmist ekki því að vera Kiwanisfélagi, sem að því að fullyrt er var höfð í frammi meðan hann/hún gegndi skyldum sínum sem embættismaður umdæmisins, ber umdæmisstjóra þegar í stað að kalla eftir reglum um meðferð slíkra mála frá KI og skipa sérstakan rannsóknarmann til að kanna málavexti. Séu sakir bornar á umdæmisstjóra skal vísa málinu til heimsforseta og framkvæmdastjóra KI þar sem það mun fá þá meðferð sem viðhöfð er í málum embættismanna KI. Ef rannsóknarskýrsla leiðir í ljós að réttmætur grundvöllur sé fyrir staðhæfingum, ber umdæmisstjóra að tilkynna viðkomandi embættismanni það og vísa málinu til umdæmisstjórnar sem skal halda vitnaleiðslur til að skera úr um málið. Að þeim loknum ræður umdæmisstjórn ráðum sínum og kynnir ákvörðun sína um hvort hinn ásakaði embættismaðurinn hafi eða hafi ekki sýnt af sér „óviðeigandi hegðun“ og byggt á þeirri ákvörðun, gripið til viðeigandi agaúrræða sem gætu verið: ráðgjöf, munnleg eða skrifleg áminning, tímabundin brottrekstur eða embættissvipting.
c. Ef hinn ásakaði embættismaður eða rannsóknarmaður telja að einhverju sé ábótavant í rannsóknar- eða ákvörðunarferlinu, á hvor um sig rétt á að fara skriflega fram á að umdæmisstjórn endurskoði ákvörðun sína. Ákvörðun umdæmisstjórnar er endanleg.
d. Ef einhvern tíma í meðferð málsins vaknar grunur um glæpsamlegt athæfi skal málinu vísað til viðeigandi yfirvalda.
e. Öll málsgögn, staðreyndir og upplýsingar er snerta rannsóknina, ákvörðunina og endurupptöku (ef við á) skoðast trúnaðarmál allra þeirra sem koma að ferlinu á hvaða stigi þess sem er.
f. Umdæminu ber að halda öllum opinberum málsgögnum til haga (ásökunarskýrslu, rannsóknarskýrslu, vitnaleiðslu gögnum, stjórnarskýrslu og endurupptökuskýrslu (ef við á) sem trúnaðarmáli svo lengi sem lög kveða á um. KI skal sent afrit af málsgögnum sem ber að varðveita sem trúnaðarmál.
3. gr. Hvenær sem embættismanni umdæmisins er vikið úr starfi vegna ástæðna er varða ósæmandi hegðun eða vanrækslu embættisskyldna eða hann/hún segir af sér embætti, getur umdæmisstjórn lýst því yfir að viðkomandi einstaklingur sé óhæfur til að gegna stöðu embættismanns eða vera skipaður í ábyrgðarstöðu innan umdæmisins í framtíðinni.
X. KAFLI
TEKJUR
1. gr. Allir klúbbar greiða umdæminu ákveðið gjald fyrir hvern virkan klúbbfélaga ásamt áskriftargjald að Kiwanisfréttum. Upphæð gjaldanna skal ákveðin með tveim þriðju (2/3) hluta atkvæða fulltrúa á umdæmisþingi. Gjalddagar eru 1. nóvember (60%) og 1. apríl (40%) og skulu gjöldin greiðast eigi síðar en þrjátíu (30) dögum eftir gjalddaga og miðast við félagatölu klúbbanna eins og hún var kynnt KI 30. september og 31. mars næst á undan gjalddögunum. Eindagar eru 1. desember og 1. maí.
2. gr. Umdæminu er heimilt að innheimta umsýslugjald vegna nýrra félaga. Upphæðin skal ákveðin af umdæmisþingi.
3. gr. Engar frekari fjárhagslegar skuldbindingar aðrar en þær sem kveðið er á um í lögum þessum má umdæmið leggja á klúbba í umdæminu, nema með tveimur þriðju (2/3) atkvæða fulltrúa á umdæmisþingi.
XI. KAFLI
FJÁRMÁL
1. gr. Þriggja (3)félaga fjárhagsnefnd sem umdæmisþing skipar skal gera áætlun um tekjur og gjöld umdæmisins fyrir næsta starfsár. Fjárhagsáætlun skal liggja fyrir eigi síðar en 1. apríl og skal þá send klúbbum til kynningar. Allir klúbbar og allir kjörnir og skipaðir embættismenn skulu fá eintak af áætluninni eigi síðar en 15. apríl. Umdæmisþing samþykkir fjárhagsáætlun og setur fjárhagsnefnd starfsreglur.
2. gr. Ársreikningur umdæmisins skal endurskoðaður eftir lok hvers starfsárs af
tveimur skoðunarmönnum og lagður fram á umdæmisþingi til samþykktar. Skal
a.m.k. annar skoðunarmanna vera löggiltur endurskoðandi. Umdæmisstjórn setur
reglugerð um meðferð fjármuna umdæmisins og framsetningu ársreiknings.
3. gr. Umdæmisstjórn ákveður opinberan vistunarstað fyrir fé umdæmisins. Umdæmis-stjórn ákveður hvaða embættismaður eða -menn hafa rétt til að ráðstafa fé umdæmisins.
4. gr. Umdæminu ber að fara að öllum opinberum reglum um skýrsluskil sem nauðsynleg teljast.
5. gr. Árlega ber umdæminu að gera klúbbum umdæmisins og heimsstjórn grein fyrir fjárhagsstöðu sinni og hvenær sem þess er óskað, veita KI þær upplýsingar sem fram á er farið.
XII. KAFLI
YFIRVÖLD/STJÓRNVÖLD
1. gr. Lög umdæmisins og samþykktir skulu vera í samræmi við landslög.
2. gr. Tilvísanir til atriða sem ekki eru skilgreind í lögum þessum má finna í eftirtöldum forgangsröðuðum gögnum:
Fyrsta- Alþjóðalögum KI
Annað- Samþykktum og verklagsreglum KI
Þriðja- Evrópulögum
Fjórða- Samþykktum og verklagsreglum umdæmisins
Fimmta- Almennum fundarsköpum
XIII. KAFLI
LAGABREYTINGAR
1. gr.
a. Með samþykki meirihluta virkra félaga getur klúbbur í umdæminu lagt tillögu(r) til lagabreytinga fyrir umdæmisþing, svo fremi að tillaga þar um, berist umdæmisritara minnst sextíu (60) dögum fyrir dagsetningu umdæmisþings. Umdæmisstjórn getur eining lagt fram lagabreytingatillögur.
b. Umdæmisritara ber að gera afrit af öllum tillögum til breytinga á umdæmislögum aðgengilegt öllum klúbbum umdæmisins, ekki seinna en þrjátíu (30) dögum fyrir dagsetningu þings.
c. Breytingartillögur á lögum þessum taka gildi með atkvæðum tveggja þriðju (2/3) hluta gildra atkvæða viðstaddra þingfulltrúa.
2. gr. Lög þessi og allar breytingar á þeim skulu vera í samræmi við alþjóðalög KI og Standard Form of District Bylaws (SFDB). Fyrri breytingar sem KI hefur staðfest að séu í samræmi við fyrrnefnd lög taka tafarlaust gildi, nema að samþykkt þeirra kveði á um aðra dagsetningu. Aðrar breytingar sem ekki teljast vera í samræmi við nefnd lög taka ekki gildi nema að þær fái samþykki heimsstjórnar. Í vafatilfellum sker heimsstjórn úr um samræmi.
3. gr. Ef lögum KI er breytt þannig að það kalli á endurskoðun SFDB, skal umdæmisstjórn breyta umdæmislögum á næsta boðaða umdæmisstjórnarfundi og gera klúbbum og félögum grein fyrir breytingunum.
XIV. KAFLI
ÓGILDING
1. gr. Ef einhver ákvæði þessara laga reynast ógild eru önnur ákvæði þeirra eftir sem áður í gildi.
XV. KAFLI
SKRÁNING OG SLIT
1. gr. Ef lagaskylda kveður á um skal umdæmið skráð hjá viðkomandi yfirvöldum og skráningunni viðhaldið í samræmi við lög.
2. gr. Ef umdæmið, einhverra hluta vegna, hættir starfsemi, ber síðustu umdæmisstjórn, í samræmi við gildandi lög, að ráðstafa lausafjármunum og öðrum eignum þess. Ef umdæmið sinnir ekki þessari skyldu sinni gengur heimsstjórn í málið.
XVI. KAFLI
ALMENN ÁKVÆÐI
1. gr. Umdæmið má ekki nota í pólitískum tilgangi, þ.m.t. í áróðursskyni, reyna að hafa áhrif á lagasetningu eða með þátttöku í kosningabaráttu með eða á móti frambjóðanda til opinbers embættis.
2. gr. Starfsár umdæmisins er frá 1. október til 30. september.
STAÐFESTING SAMÞYKKTAR
Ef umdæmislögum er breytt, skal senda afrit af öllum samþykktum breytingum ásamt afriti af breyttum umdæmislögum til KI Governance Specialist (governance@kiwanis.org) til yfirferðar, samþykktar og skráningar. Umdæminu verður gert viðvart þegar breytt umdæmislög hafa hlotið samþykki KI.
Lög þessi voru þannig samþykkt af Kiwanisumdæminu Íslandi Færeyjum 12. september 2015.
2.gr., XI. kafla umdæmislaga - Fjármál. Var breytt á Kiwanisumdæminu Íslandi Færeyjum 23. september 2017.
